Privacyverklaring – Data Protection - Kennisgeving verwerking persoonsgegevens : Uitnodigingen evenementen

Kennisgeving verwerking persoonsgegevens

 

Het Havenbedrijf Antwerpen hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dat zijn gegevens die toelaten om natuurlijke personen te identificeren. Van zodra het mogelijk is om een directe of indirecte link te leggen tussen één of meerdere gegevens en een natuurlijke persoon, spreekt men van persoonsgegevens. Persoonsgegevens die doorgegeven worden in het kader van deze kennisgeving zullen door het Havenbedrijf Antwerpen steeds beschermd worden conform de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming oftewel GDPR) en de nationale wetgeving ter uitvoering van deze Verordening.

 

Deze privacyverklaring werd opgemaakt om duidelijk te communiceren i.v.m. de verwerking van persoonsgegevens.

 

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

 

1.1. De verantwoordelijke voor deze verwerking is Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht (HA), Zaha Hadidplein 1, 2030 Antwerpen, ondernemingsnummer 0248.399.380.

 

1.2. De Data Protection Officers van het HA kan men bereiken via dpo@portofantwerp.com

 

1.3. Het HA zal als verantwoordelijke voor de verwerking alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies en iedere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.

 

1.4. Het HA zal er verder op toezien dat persoonsgegevens verwerkt worden op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze; dat persoonsgegevens verzameld worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en dat deze vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt; dat de persoonsgegevens toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden; dat de persoonsgegevens juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd; dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig voor de genoemde doeleinden. (Zie algemene principes artikel 5 GDPR)

 

1.5. Het HA garandeert dat er geen overdracht naar derde landen voor gegevensverwerking of -opslag plaatsvindt zonder de nodige maatregelen te nemen om te voldoen aan de beschermingsvereisten uit de Europese privacyregelgeving. 

 

2.De persoonsgegevens die worden verwerkt

 

2.1. Uitnodigingen evenementen

2.1.1. Het HA verzamelt in dit geval volgende persoonsgegevens:

- E-mailadres

- Persoonsgegevens die mogelijk reeds gekend zijn, zoals 

  1. Naam

  2. Voornaam

  3. Geslacht

  4. Adres

  5. Telefoonnummer(s)

  6. Bedrijfsgegevens

  7. Jobfunctiegegevens

 

Deze persoonsgegevens kan u steeds aanpassen d.m.v. de persoonsgegevenslink.

 

2.1.2. Het HA verzamelt in geen geval bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over ras, politieke opvattingen, gezondheid, godsdienstige en andere geloofsovertuigingen, seksuele geaardheid, en dergelijke.

 

2.1.3. Daarnaast verzamelt het HA persoonsgegevens om de goede opvolging en optimalisatie van de nieuwsbrieven en gebruikerservaring te garanderen. Het HA maakt gebruik van verscheidene middelen om de gebruikservaring te optimaliseren en evt. technische fouten te analyseren:

- Log-informatie: dit betreft informatie zoals het IP-adres en diverse telecommunicatiegegevens;

- Informatie m.b.t. gebruikte toestel zoals hardware- en software informatie en netwerkinformatie;

 

2.1.4. Indien je je uitschrijft voor de nieuwsbrief, wordt jouw e-mailadres bewaard op een aparte lijst, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat je geen ongewenste e-mails meer ontvangt.

 

3. Bron van de persoonsgegevens

 

3.1. Uitnodigingen evenementen

3.3.1. Het HA verwerkt naast de persoonsgegevens die zij rechtstreeks van jou verkrijgt, ook persoonsgegevens die afkomstig zijn van een andere bron, namelijk onze bestaande database . Via de persoonsgegevenslink kan u zelf uw persoonsgegevens aanpassen.

 

4. Doeleinden voor gegevensverwerking

 

4.1. Uitnodigingen evenementen

4.1.1. De persoonsgegevens zullen verwerkt worden voor volgende doeleinden:

- Het gericht en zo correct mogelijk informeren en uitnodigen voor evenementen van de Haven van Antwerpen of waaraan door ons wordt deelgenomen.

- Promotie van het Havenbedrijf Antwerpen en haar evenementen.

- Indien nodig, ervoor zorgen dat je geen ongewenste nieuwsbrieven / uitnodigingen voor evenementen meer ontvangt.

 

4.1.2. Jouw persoonsgegevens zullen in het kader van deze verwerking niet doorgegeven worden aan derden.

 

5. Rechtsgrond voor de verwerking

 

5.1. Uitnodigingen evenementen

5.1.1. Voor deze verwerking van jouw persoonsgegevens baseren wij ons op volgende rechtsgrond:

De toestemming die je voor deze verwerking geeft door dit aan te duiden op het betreffende formulier.

Het bewaren van het e-mailadres in geval van uitschrijven doen we op basis van een algemeen belang dat het HA nastreeft, nl. om te kunnen aantonen en nagaan welke betrokkenen hebben aangegeven geen ongewenste nieuwsbrieven / uitnodigingen voor evenementen meer te willen krijgen en dit te kunnen handhaven.

 

6. Bewaartermijn

Het HA zal data van personen die op consistente manier niet meer door ons gemaild of gecontacteerd kunnen worden, deactiveren. Gedeactiveerde data zullen elke twee jaar gereviewed en gedeletet worden, indien geen mailings of andere CRM interacties zijn geweest met deze data van personen.

 

7. Jouw rechten als betrokkene

Je kan jouw rechten steeds uitoefenen door een e-mail te versturen (met bewijs van identiteit door een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart) naar dpo@portofantwerp.com. Het HA zal binnen één maand een antwoord formuleren. Sommige rechten kan u zelf uitoefenen d.m.v. instellingen.

 

7.1. Je hebt steeds het recht je toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking daarvan.

 

7.2. Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing. Door het HA wordt gebruik gemaakt van direct marketing, wanneer het HA nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen verstuurt, mits uw toestemming. U kan zich hiervoor ook zelf uitschrijven via een link onderaan de verstuurde e-mails.

 

7.3. Je hebt te allen tijde het recht om vanwege met jouw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van de jou betreffende persoonsgegevens wanneer het HA zich baseert op gerechtvaardigde belangen of een algemeen belang. U dient hierbij de specifieke redenen te beargumenteren. Het HA zal vervolgens de verwerking staken tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van jou als betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

 

7.4. Je hebt het recht om van het HA uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van jou betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. Het HA zal bij het beantwoorden van dit verzoek ook de details van de verwerking meegeven. Het HA zal je een kopie verzenden van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

 

7.5. Je hebt het recht om van het HA onverwijld rectificatie van jou betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Je kan ook onvolledige persoonsgegevens laten vervolledigen. In sommige gevallen kan je jouw persoonsgegevens zelf corrigeren of aanvullen, door toegang tot bijvoorbeeld een applicatie.

 

7.6. Je hebt het recht van het HA zonder onredelijke vertraging wissing van de jou betreffende persoonsgegevens te verkrijgen. Het HA is verplicht de jou betreffende persoonsgegevens te wissen wanneer ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt, wanneer er niet langer een rechtsgrond is om je persoonsgegevens te verwerken, als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de werking, wanneer je persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn, wanneer de gegevens conform het Unierecht of het lidstatelijke recht gewist dienen te worden of als de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij.

Wanneer het HA de persoonsgegevens openbaar gemaakt zou hebben en zij verplicht is de persoonsgegevens te wissen, neemt zij redelijke maatregelen om andere verwerkingsverantwoordelijken die de persoonsgegevens verwerken, ervan op de hoogte te stellen dat je het HA hebt verzocht om iedere koppeling naar, of kopie of reproductie van die persoonsgegevens te wissen.

Het HA kan bepaalde persoonsgegevens niet wissen, nl. wanneer de verwerking nodig is voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, voor het nakomen van een wettelijke verplichting of uitoefening van een taak van algemeen belang, om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid, m.o.o. archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Je zal hiervan na een vraag tot wissing op de hoogte worden gebracht, wanneer dat het geval is.

Wanneer je je recht op wissing uitoefent, wordt jouw e-mailadres bewaard op een aparte lijst, zodat wij kunnen aantonen welke betrokkenen het recht op wissing hebben uitgeoefend en bijgevolg niet meer in onze systemen terecht mogen komen.

 

7.7. Wanneer je de juistheid van de persoonsgegevens betwist, wanneer de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen wissing van de persoonsgegevens, wanneer het HA de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden maar jij ze nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of wanneer je bezwaar gemaakt hebt tegen de verwerking, heb je – in afwachting van eventuele gerechtvaardigde gronden die het HA aanvoert of terwijl zij de juistheid van de gegevens nakijkt – het recht om beperking van de verwerking te verkrijgen.

In zo’n geval worden persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt met jouw toestemming of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een lidstaat.

 

7.8. Je hebt het recht de jou betreffende persoonsgegevens, die jij zelf aan het HA hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en je hebt het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Dit kan wanneer de verwerking berust op toestemming of op een overeenkomst waarbij jij als betrokkene partij bent, of wanneer de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

 

7.9. Je hebt tenslotte ook steeds het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Gegevensbeschermingsautoriteit.